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Privacy: Cosa significa blocco dei dati e come si attua

1. Dati trattati in violazione di legge

Il D.Lgs. 196/2003 prescrive una serie di adempimenti a carico di coloro che intendono trattare dati personali, la cui violazione rende illegittimo il trattamento stesso (si pensi, ad esempio, all'invio di comunicazioni commerciali senza aver fornito un'idonea informativa e senza aver acquisito il preventivo consenso dell'interessato).
In tali casi l'ordinamento giuridico riconosce all'interessato il diritto di richiedere la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge.
Tralasciando le ipotesi di cancellazione e di trasformazione in forma anonima dei dati, occorre chiedersi che cosa significa "blocco dei dati" e se i software preposti alla gestione di dati personali sono in grado di gestire il blocco del trattamento.

2. Il blocco dei dati

L'art. 4, lettera o), del D.Lgs. 196/2003, definisce il blocco come la « conservazione dei dati personali con sospensione temporanea di ogni altra operazione di trattamento ».
Se si considera che per trattamento deve intendersi qualunque operazione o complesso di operazioni avente ad oggetto la raccolta, la registrazione, l'organizzazione, la consultazione, l'elaborazione, la modificazione, la selezione, l'estrazione, il raffronto, l'utilizzo, l'interconnessione, la comunicazione, la diffusione, la cancellazione e la distruzione di dati, ne deriva che a seguito del blocco nessuna di queste operazioni deve essere più possibile.
In altri termini, a seguito della richiesta o del provvedimento di blocco, il titolare del trattamento dovrà limitarsi a "congelare" (rectius "conservare") i dati.

3. Richiesta dell'interessato e poteri del Garante

L'esperienza quotidiana dimostra che difficilmente l'interessato chiederà il blocco di dati trattati in violazione di legge (riprendendo l'ipotesi dell'invio di comunicazioni commerciali trasmesse in assenza di informativa e di consenso è molto più probabile che l'interessato chieda la cancellazione dei propri dati personali piuttosto che il blocco).
È molto più facile, invece, che il blocco dei dati venga imposto con un provvedimento del Garante.
In caso di reclamo non manifestamente infondato, infatti, il Garante, esaurita l'istruttoria preliminare, e prima della definizione del procedimento, può disporre il blocco del trattamento.
Stesso discorso in caso di ricorso. Se la particolarità del caso lo richiede, infatti, il Garante può disporre in via provvisoria il blocco del trattamento anche prima della comunicazione del ricorso al titolare del trattamento.
Come ben può vedersi, quindi, il provvedimento di blocco del trattamento è un provvedimento provvisorio, di natura cautelare, destinato a perdere efficacia entro sessanta giorni se non sostituito dalla pronuncia definitiva.

4. Ipotesi di scuola (e non solo!)

Immaginiamo di gestire un negozio virtuale che consente agli utenti di fare acquisti on line solo previa registrazione. Immaginiamo, inoltre, che il form di registrazione richieda all'utente l'inserimento dei seguenti campi obbligatori:
- Cognome
- Nome
- Luogo di nascita
- Data di nascita
- Indirizzo
- CAP
- Località
- Email
Decidiamo, successivamente, di attivare un nuovo servizio informativo comunicando ai clienti la presenza di nuovi prodotti. All'atto della registrazione, tuttavia, non abbiamo richiesto (ed acquisito) uno specifico consenso per l'attività di marketing.
A questo punto riceviamo da uno dei destinatari della newsletter una comunicazione con la quale ci viene richiesto di quali dati personali siamo in possesso.
Riscontrata la richiesta il cliente segnala al Garante un illegittimo trattamento dei suoi dati personali facendo rilevare che il luogo e la data di nascita risultano eccedenti e non pertinenti rispetto allo scopo della raccolta mentre l'indirizzo di posta elettronica è stato trattato per finalità diverse rispetto a quelle dichiarate nell'informativa e, per di più, senza il suo consenso.
Aperta l'istruttoria il Garante, in via cautelare, adotta un provvedimento di blocco del trattamento del luogo e della data di nascita degli interessati ed il blocco del trattamento effettuato per finalità di marketing.

5. Come si attua il blocco del trattamento

A questo punto ci si chiede come attuare, nella pratica, il provvedimento del Garante.
Nessun problema ci dovrebbe essere sul blocco del trattamento effettuato per finalità promozionali. Sarà sufficiente, infatti, istruire il software affinché non invii più newsletter per conformarsi alle prescrizioni del Garante.
Discorso diverso, invece, deve essere fatto per il blocco di singoli dati. Se il gestionale non consente la possibilità di impostare un blocco "verticale", nel momento in cui si aprirà l'anagrafica del cliente verranno mostrati anche i campi relativi al luogo ed alla data di nascita con la conseguente inottemperanza al provvedimento del Garante.
Una possibile soluzione è quella di consentire, attraverso un pannello di amministrazione, che il titolare del trattamento possa scegliere quali campi trattare e quali escludere. Combinando questa tecnica con la costruzione dinamica dell'anagrafica del cliente ci si potrà conformare al provvedimento del Garante.

6. Conclusioni

Come ben può vedersi, la gestione del blocco del trattamento non è semplice se al momento della progettazione del software non si è tenuta in debito conto tale eventualità. E ciò a maggior ragione ove si considerino le seguenti circostanze: 1) modificare un prodotto già funzionante può avere delle conseguenze impreviste (la modifica di una sola query, infatti, può influenzare il funzionamento dell'intero sistema); 2) l'intervento avrà un costo non indifferente e richiederà un tempo di gran lunga superiore a quello imposto dal Garante.
Come per ogni cosa, tuttavia, il problema non si pone finche non si verifica!

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